会議設定とファシリテーションのPoint
2024/09/03
ブログ
最近、色々な会社の会議に出ていると、
もっと効率良く出来ないかなぁ？と思うことがよくあります。
そういう私も、以前は
「会議の重要性」
なんて考えたこともありませんでした。
もちろん、
「今日の会議の目的」
くらいは明確にして、
参加者に事前準備をお願いする、
くらいはしていましたが。
そんな私も、会議ばかりの部署へ異動した際、
会議設定と運営にはスキルが必要なんだ！
ということを思い知ったのです。
というわけで、
会議設定とファシリテーションのPointについて
お伝えします。
1. 事前準備をしっかり行う
•目的の明確化: 会議の目的を明確にし、何を達成したいのかをはっきりさせる
•参加者の選定: 会議に必要なメンバーを選び、必要な資料や情報を事前に共有する
•場所と時間の設定: 時間や場所を適切に設定し、全員に通知する
2. アジェンダ（議題）を作成する
•アジェンダの共有: 会議前に議論すべき項目や時間配分を含んだアジェンダを参加者に共有することで、全員が何を期待されているのかを理解できる
•優先順位の設定: 重要な議題から順に並べ、限られた時間内で最も重要な内容が話し合われるようにする
3. ゴール設定をする
•明確なゴール設定: 会議終了時に何が決まっているべきか、どんな成果が求められているのかを明確に設定することで会議の方向性がぶれにくくなる
4. 会議の進行管理
•時間管理: 各議題に対して時間を守り、終わらない（決まらない）場合は次回に持ち越す
•議論のフォーカス: 脱線を防ぎ、アジェンダに沿った議論が進むように調整する
5. 全員の参加を促す
•意見の収集: 全ての参加者に発言の機会を与えることで、多様な視点を引き出し、全員が会議に貢献できる環境を作る
•フォローアップ: 発言内容に対して適切なフォローアップを行い、発言者の意図を確認する
6. 決定事項の確認とフォローアップ
•決定事項の確認: 会議の最後に、決定事項を確認し、誰が何をいつまでに実行するのかを明確にする
•フォローアップ: 会議後、議事録を全員に共有し、進捗をフォローする
これらのPointを押さえることで、
会議の進行がスムーズになり、
目標達成に向けた有意義な議論が出来るようになります。
特に、Agendaについては面倒くさいと思われるかもしれませんが、
これをやるとやらないのとでは会議の質が変わります！！
ぜひ、お試し下さい。
